La suite Microsoft Office rappresenta di fatto uno standard nella gestione professionale di documenti digitali. La versione 2010 propone una serie di interessanti novità rispetto alla già pur ricca precedente release 2007, con l'obiettivo principale di incrementare la produttività su PC e lavorare secondo modalità ancora più rapide e intuitive. Altro aspetto da tenere presente è la possibilità di operare al meglio indipendentemente dalla postazione di lavoro occupata sia in ufficio che in viaggio, potendo accedere a documenti di primaria importanza anche via Web o mediante smartphone.
L'installazione del pacchetto consente come di consueto di scegliere tra diverse modalità. Se nel computer in uso non è presente una precedente versione, viene proposta la voce "Installa" per eseguire un'installazione completa.
Nel caso sia invece presente una precedente versione, si ha la possibilità di scegliere tra le opzioni "Aggiorna" e "Personalizza". La prima opzione procede con l'installazione completa, rimuovendo automaticamente dal sistema ogni traccia della versione precedente. La seconda opzione consente diversamente di indicare opzioni concernenti aspetti particolari. Si può infatti scegliere quali programmi considerare, mantenendo eventualmente tutte le versioni precedentemente installate. Si può inoltre specificare se aggiungere tutti i componenti per avviare le applicazioni completamente dal computer locale, oltre al percorso nel quale memorizzare i file.
Tra le novità di Word 2010 si segnalano opzioni per rendere più agevole lo spostamento di blocchi di testo all'interno dei documenti, potendo anche visualizzare in anteprima l'esito di tali modifiche ancora prima di aver eseguito il comando "Incolla". Ciò consente di valutare con attenzione se procedere ad esempio a modifiche nella formattazione del testo o mantenere il layout attuale.
Il pulsante Microsoft Office e il menu File inclusi nella versione 2007 sono stati sostituiti dalla scheda "File", aprendo la vista Office Backstage comprensiva di un elenco di possibili attività, inerenti ad esempio salvataggio, condivisione, proprietà, protezione, stampa e revisioni successive dei file medesimi. E ciò nel pieno rispetto di Microsoft Office Fluent, l'interfaccia studiata per agevolare la ricerca e il richiamo delle funzionalità più importanti che la suite rende disponibili. La modalità di visualizzazione protetta consente di inibire la modifica di documenti alla loro apertura nascondendo la barra multifunzione e nel caso provengano dal Web appare un box rosso di segnalazione nella parte superiore della finestra. Sarà pertanto l'utilizzatore a dover decidere se interagire o meno con il contenuto eseguendone il download.
Excel 2010 introduce una nuova e pratica funzione per accompagnare con piccoli grafici le tabelle di dati (sparkline), riuscendo pertanto a rendere ulteriormente esplicativi i fogli di calcolo. Gli slicer tornano utili per filtrare informazioni nelle tabelle pivot, riuscendo a gestire in modo più accurato prospetti concernenti archivi di una certa complessità. È anche possibile ridimensionarli o spostarli e si aggiornano automaticamente se le informazioni d'origine cambiano. La fase di personalizzazione è stata ampliata per offrire l'opportunità di inserire nuove schede contenenti i collegamenti ai comandi più usati o di cambiare l'aspetto con il quale vengono mostrati gli elementi.
PowerPoint 2010 propone funzionalità aggiornate per rendere ancora più semplice la creazione di presentazioni anche sofisticate, senza la necessità di particolari competenze negli ambiti del fotoritocco o dell'editing video. La funzionalità Trasmetti permette la condivisione di una presentazione con gruppi di utenti remoti tramite Web. L'invio dell'indirizzo della risorsa (URL) consente a tali utenti di assistere alla presentazione sincronizzata nel proprio browser in modalità broadcast.
Outlook 2010 è probabilmente il programma che ha subito gli aggiornamenti di maggiore rilievo, introducendo rispetto alla versione 2007 la barra multifunzione per rendere più intuitiva l'interazione dell'utente con i principali componenti disponibili mediante l'ausilio di icone e pulsanti. Una caratteristica che può risultare particolarmente apprezzata concerne la possibilità di mostrare un elenco di tutti i messaggi relativi a determinate conversazioni, legate ad esempio a gruppi di lavoro o allo sviluppo di progetti. Per attivare tale funzionalità si può spuntare la casella di controllo "Mostra come conversazioni" presente nella scheda "Visualizza". Vi è inoltre la possibilità di ignorare una determinata conversazione, eliminando anche futuri messaggi in merito. Azioni rapide è una nuova caratteristica la quale permette di associare più azioni in contemporanea ai messaggi di posta. Queste sono eseguibili con un semplice clic, ad esempio per copiare messaggi da una cartella ad un'altra o per inviarli alle persone contattate con maggiore frequenza. Per strizzare un occhio al mondo del social network sono inoltre stati inseriti dei "connector" per interfacciarsi ai principali siti, come Facebook, Twitter o LinkedIn, e acquisire le informazioni relative ai propri contatti per una gestione centralizzata.
OneNote 2010, applicazione in precedenza trascurata, ha visto anch'essa l'introduzione della barra multifunzione. All'avvio dell'applicazione, essa risulta minimizzata e per aprirla basta cliccare la freccia rivolta verso l'alto disposta a sinistra del punto interrogativo che identifica l'aiuto in linea oppure usare i tasti scorciatoia "Ctrl+F1". La gestione simultanea delle note consente a più utenti di modificarne i contenuti senza perderne la consistenza, potendo anche ricondurle a collegamenti ipertestuali da utilizzare all'interno di una presentazione o di un blocco di testo. Una notifica nella barra di stato indica infatti gli utenti che stanno elaborando i file e le aree prese in considerazione.
Microsoft ha inoltre rivolto particolare attenzione alla tendenza degli ultimi anni relativa alla collaborazione e alla condivisione via Internet. Office Web Apps è uno strumento pensato per generare, modificare, condividere o archiviare documenti mediante un account Windows Live. Con il supporto di un qualsiasi browser e senza la necessità di aver preinstallato Office nel PC, si ha così la possibilità di gestire i propri file con diversi apparecchi sia fissi che mobili in piena libertà operativa, condividendoli in linea e in tempo reale con collaboratori o colleghi. Per evitare di creare conflitti o perdere parti di documenti, l'opzione di controllo della versione si presta per intervenire sui file senza timori, potendo eventualmente ripristinare versioni precedenti.
Microsoft Online Services, o BPOS in linguaggio tecnico, è la gamma di servizi per la produttività che è stata ampliata per offrire strumenti rinnovati, tesi al miglioramento e alla semplificazione della gestione IT. Le piccole e medie aziende possono perciò fruire di servizi solitamente alla portata delle grandi imprese e a costi accessibili, accedendo ad esempio alla condivisione di documenti via SharePoint 2010 per favorire una comunicazione più diretta con la propria clientela. Lo stesso SharePoint utilizza la nuova interfaccia basata sul ribbon per rendere più lineare e intuitiva l'attività. Microsoft SharePoint Workspace è utile per mantenere la disponibilità di documenti offline e quando ci si collega al proprio profilo vengono sincronizzate solo le modifiche apportate, diminuendo pertanto il periodo necessario per gli aggiornamenti anche quando si dispone di un collegamento a banda ridotta. E ciò avviene in sicurezza e privacy, in quanto i dati condivisi vengono protetti con algoritmi di crittografia nel momento in cui debbano essere utilizzati nell'ambito di una LAN. I documenti possono inoltre essere protetti e diffusi con il Digital Rights Management (DRM) per consentire agli utenti accessi con diversi livelli di dettaglio, differenziati in base alla loro categoria di appartenenza.
Office 2010 sembra dunque essere in grado di ribadire la propria indiscussa supremazia tra le suite professionali, includendo funzionalità e strumenti rivolti alla sempre più richiesta integrazione con il Web.
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