SmartRM è uno strumento gratuito che vti permette di condividere i file PDF e immagini con gli altri, ma conservando ancora un certo controllo su come vengono usati. Si potrebbe evitare che i file vengano stampate o condivise con altri, per esempio, inserire tempi entro cui possono essere visualizzati, ecc.
Il programma richiede in primo luogo la creazione di un account con il vostro nome, indirizzo e-mail e alcuni dettagli di accesso. La registrazione è molto facile e avviene dentro SmartRM stesso.
Il programma può proteggere qualsiasi PDF o JPG in vari modi. E’ possibile inserire gli indirizzi email di tutti quelli che vogliono essere in grado di vederlo, per esempio. È possibile decidere quando il file sarà accessibile (per i prossimi 7 giorni soltanto o entro due date); altre opzioni consentono di controllare il numero di volte che può essere visualizzato o se può essere stampato.
Una volta che ciò è stato configurato, SmartRM produce una versione crittografata del file. Per inviarlo alle persone sulla vostra lista di distribuzione, questi dovranno scaricare e installare SmartRM, e verrà così visualizzato il documento con tutte le restrizioni che avete definito.
Nonostante la precisione del software ci sono limiti evidenti : non si può, ad esempio, lo screenshot dello schermo delle immagini o dei documenti e se il file rimane sul sistema di un destinatario, non c'è modo di controllarne chi altro potrebbe visualizzarlo.
In conclusione, SmartRM ha i suoi limiti, ma il programma non consente di condividere in modo più sicuro i documenti importanti con gli altri.
